Справочник и память: в чём разница

Справочник: явный список. Его импортируют из Excel или правят руками. Совпадение при импорте идёт по наименованию.

Память: то, что уже встречалось в сохранённых сметах. Поиск FTS5 на этом компьютере, без интернета.

Для новой бригады удобнее загрузить прайс в справочник. Для повторяющихся объектов память подхватит строки сама.